六项核对
- 名称：费用代码和英文全称是什么。
- 主体：船公司、码头、堆场、车队、报关或代理中的谁收费。
- 单位：每票、每单、每箱、每吨还是每天。
- 事件：什么操作或超期触发，起止时间如何计算。
- 依据：采购报价、费率表、订舱条件、操作记录或书面通知。
- 原因：正常约定费用、客户变更、供应商操作还是其他异常。
先核对再对外
不要仅凭中文名称判断费用，也不要在未取得明细时直接转嫁给客户。相同缩写在不同承运人和港口可能含义不同。
争议资料包
- 原始报价和有效期。
- 订舱确认及后续修改。
- 箱货节点时间线。
- 费率表或收费通知。
- 发票及费用计算明细。
- 客户和供应商的书面指示。
处理结果
形成一份简短结论：费用是否成立、金额如何计算、责任和合同边界、是否申请减免、由谁继续跟进。涉及重大金额或法律责任时应升级审批。